“檔案管理與我們有關(guān)系嗎？檔案都保存在采購代理機(jī)構(gòu)那里了?！碑?dāng)提到這個(gè)話題，大多數(shù)采購人均一臉茫然，或者一副“事不關(guān)己，高高掛起”的神情。
在剛剛結(jié)束不久的全國政府采購執(zhí)行情況專項(xiàng)檢查中，政府采購檔案的保存和使用狀況不容樂觀，被列為存在違規(guī)行為較為突出的重點(diǎn)問題之一。檔案保存不真實(shí)完整、無專人管理、使用混亂、職責(zé)不清等問題嚴(yán)重影響了政府采購工作的順利開展。
就目前情況而言，政府采購檔案的歸檔保存大多數(shù)是由采購代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行，采購人參與較少。但是否政府采購檔案的保存和管理真的與采購人無關(guān)？
答案當(dāng)然是否定的?！墩少彿ā返牡谒氖l早已明確規(guī)定：“采購人、采購代理機(jī)構(gòu)對政府采購項(xiàng)目每項(xiàng)采購活動的采購文件應(yīng)當(dāng)妥當(dāng)保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀?！庇纱丝梢?，采購人與采購代理機(jī)構(gòu)負(fù)有同樣的職責(zé)。
當(dāng)然，或許具體問題應(yīng)該具體分析。有的采購人說，“我們將項(xiàng)目委托給采購代理機(jī)構(gòu)，檔案的保存和管理當(dāng)然得由采購代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)”。無可否認(rèn)，這是一個(gè)事實(shí)。但即便如此，采購人也不能認(rèn)為與自己一點(diǎn)關(guān)系都沒有，作為采購人或者重要用戶，政府采購合同及其他一些采購文件還是應(yīng)該掌握的。一方面，一旦出現(xiàn)糾紛，這些檔案資料都是維護(hù)自身權(quán)益的重要證明；另一方面，也將形成本機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)支出狀況分析等重要數(shù)據(jù)和管理記錄。
為了避免推卸責(zé)任，為了明確采購人與采購代理機(jī)構(gòu)在這個(gè)問題上的職責(zé)，日前，某省出臺了專門的政府采購檔案管理辦法。該辦法明確規(guī)定，由采購代理機(jī)構(gòu)組織采購的項(xiàng)目，檔案由代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)歸檔，相關(guān)資料應(yīng)同時(shí)保送采購單位存檔備查。分散采購和采購人自行采購的項(xiàng)目，檔案則由采購單位負(fù)責(zé)歸檔。
因而，政府采購檔案的歸檔和保管，并非部分采購人認(rèn)為的那樣，是采購代理機(jī)構(gòu)或者其他檔案管理部門的職責(zé)。采購人也應(yīng)明確自身在其中的重要作用，協(xié)助完成必要的工作。
來源：政府采購信息報(bào)
