眾所周知，我國行政機關和部分事業(yè)單位、社會團體的會議經費是國家和地方財政支出的一個組成部分。我們暫且把這一類依靠財政支出并由上述機關、單位和團體舉辦的會議統(tǒng)稱為：政府會議。據(jù)粗略估算，近年來，我國財政部門每年用于政府會議經費支出愈百億元。隨著我國財政職能的逐步轉變，政府采購事業(yè)的積極推進，將政府會議 納入政府采購主體(即供應商)范疇已經成為各級財政部門下一步的一項重要任務，這也是做大政府采購市場這塊“蛋糕”，加快政府財政職能轉換的一項有力舉措。
當人們開始嘗試政府會議采購時，往往會因缺乏對這項工作的認識和經驗而感到難以著手。誠然，過去的一段時間里也不乏一些實踐者，但他們僅僅是把政府會議簡單地 當作一般實物商品來采購，忽略了政府會議自身的特性，因此，在認識和實踐兩個方面都沒有產生應有的反響，也不具有總結和推廣價值。
政府會議的特征及采購的難點
一般地講，政府會議的特征可以列舉如下：支出的財政性。政府會議經費直接來源于財政支出；種類的多樣性。會議可以分成人大、政協(xié)代表大會、司法審判大會、政府部門工作會議、政府機構業(yè)務交流會議、政府工作人員學習培訓會議等不同種類；舉辦地選擇的靈活性。從較長的一段時期來講，一個部門或一個單位舉辦會議都不可能始終固定在一個地方和一個舉辦地點。等等。上述特征對人們認識政府會議以及會議采購是有一定意義的，但還不夠。如果把政府會議特征與會議采購聯(lián)系起來考察，就會發(fā)現(xiàn)政府會議還有一個相當重要的特征：勞務性。這個特征正是區(qū)別政府會議采購與一般貨物商品采購之所在。會議的勞務性具有無形和有形的雙重特點。所謂“無形”，是指它的價值主要體現(xiàn)在“服務”這一功能上，即人們?yōu)榕e辦會議需要付出的大量勞動貢獻。所謂“有形”，是指會議的整個過程要消耗大量的實物產品，如食品、客房用品、會場設 施等等。所以，會議支出內容既包括對服務人員辛勤勞動付出的報酬，也包含對實物產品消耗的補償。而實物商品的采購，主要體現(xiàn)為貨幣形態(tài)與實物形態(tài)的交換，人們蘊涵在整個商品價值中的勞動價值從直觀上往往容易忽略不計了。
事實上，正是會議的勞務性特征，給人們實施會議采購帶來了許多困難：會議采購客體(即需求方)需求的多變性。在會議場所選擇上采購客體的心理需求往往是求新求奇，希望常變常新；會議產品組成的綜合性。會議作為一個完整的產品是由許多分支產品共同組成的，主要有：會場、餐飲、住宿、交通以及良好的服務等要素；會議采購的多目標性。價格并非是會議采購唯一的決定因素，在許多情況下，對服務質量的重視往往可以超過價格高低。此外，會議地點的遠近、場地的大小以及新舊程度、內外環(huán)境狀況、附近景觀資源、交通便利條件等等，這些目標強調的次序會因客體需求的不同而不同。實際上會議采購是相當復雜的，它所涉及的制約因素是相當多的。
會議采購的基本原則
如上所述，會議采購不能將其簡單化地當成一般實物商品來采購，應當根據(jù)其特征來確定幾項基本原則，并據(jù)此實施具體操作事項。這些原則是：
以人大審定的年度預算支出數(shù)作為部門和單位的會議采購經費限額原則。把政府會議納入政府采購主體的一項主要目標就是要壓縮政府會議經費開支。有多少錢，辦多少事。會議采購經費規(guī)模只能控制在經過人大批準的年度部門預算開支范圍內，不得突破。這是一條原則，也是一條紀律。采購主客體各方都應嚴格遵守。
實行以征求建議與網上公開招標相結合的采購原則。由于采購客體需求的多樣性,采購主體的千變萬化，技術標準的復雜性和獨特性，采購的多目標性，采購量多和情勢的急迫性，都會使單一的非網上公開招標采購方法的使用受到限制，不能獲得最佳的經 濟效益和實現(xiàn)政府采購的最終目標。必須把滿足采購客體的基本需求作為整項工作的先 決條件，否則，產品質量再好、價格再低，也不能實現(xiàn)采購客體和政府的期望目標。因此，讓采購客體與少數(shù)的采購主體事先進行接洽，彼此征求建議，再從中提出“最佳和最后建議”，然后按照公開的評價標準，對那些最佳和最后的建議進行上網評價和比較，選出最能滿足采購客體要求的供應商。這樣的會議采購將會比較充分滿足各方的期望值，才會比較理想。
現(xiàn)階段實行集中化和分散化的分層采購原則。從理論上講，集中采購有利于制定和實施統(tǒng)一的采購政策，有利于對高價值和高風險采購進行管理；而分散采購則可以保持低價值和低風險采購的靈活性和采購速度。事實上，現(xiàn)階段政府采購機構只能做些力 所能及的事情，統(tǒng)攬所有政府會議采購任務是不現(xiàn)實的。通過挑選一部分金額高、影響大、規(guī)模大的政府會議作為政府采購目標，把其它大量的、影響次要的、規(guī)模較小的、開支不大的政府會議交給所在部門和單位去舉辦，有利于發(fā)揮兩方面的優(yōu)勢和積極性，取得較好的效果。將來一旦條件成熟，政府采購機構也可以逐步擴大政府會議采購的范圍。
采購過程控制原則。由于會議采購機關無法對會議產品進行事先“測試”，選擇評價的技術標準只能來源于參照對象的經驗標準和有關部門標準，加上對供應商的實地考察預期，因此，采購風險是客觀存在的，加強對采購過程控制是有必要的。除了司法監(jiān)察部門、社會輿論以及采購機關的直接和間接控制以外，對采購過程控制的主要手段還應該包括以下幾項：(1)保證金制度。即要求已列入采購機關名單的供應商必須向采購機關交納一定數(shù)額的保證金，這樣才能有效地保證投標者完整準確地履行投標和合約義務和責任。(2)信息反饋制度。 除了要求采購客體根據(jù)自身需要及時向采購機關提供會議產品的使用效果信息以外，更重要的還是要求投標供應商自參與投標之時起就必須按規(guī)定向采購機關反饋有關 信息，違反該制度的，采購機關將給以相應的處罰，如取消其投標或中標資格，等等。(3) 公告名單制度。對中標的供應商，采購機關有義務在網上以及當?shù)赜杏绊懙膱蠹埳峡?公告，這也是政府采購機關落實“公正、公開、公平”原則的一項重要措施。
地域相對集中原則。采購客體對采購主體所在地域選擇的多變性會給采購機關的 工作尤其是會議經費的支付帶來很大的困難。從降低采購成本、提高會議經費效率角度 考慮，適當限定會議采購主體地域范圍是很有必要的。從中央來講，以國域為界限比較合適；從地方來講，以省域為界限比較合適。總之，根據(jù)采購機關行政級別或顧及范圍 來劃定采購主體地域界限是比較可行的一種辦法。另外，對在境外舉辦的會議采購行為國家采購機關應當以專門的采購指令的形式加以規(guī)范，以便各地采購機關參照執(zhí)行。
來源：中國政府采購網
