A市一中學(xué)，原屬于市直單位，其集中采購(gòu)目錄內(nèi)的項(xiàng)目都委托給市直集采部門(mén)（下稱(chēng)“市政府采購(gòu)中心”）。前不久，市內(nèi)機(jī)構(gòu)改革，將其中學(xué)的管理權(quán)下放到了區(qū)里，區(qū)里要對(duì)該中學(xué)進(jìn)行年度審計(jì)，而有關(guān)政府采購(gòu)的檔案資料在市政府采購(gòu)中心。所以，該中學(xué)以檔案資料不在學(xué)校為由不想審計(jì)。審計(jì)部門(mén)則要求該中學(xué)將政府采購(gòu)檔案資料全部拿回來(lái)審計(jì)后再歸還市政府采購(gòu)中心。而市政府采購(gòu)中心則認(rèn)為該檔案既然屬他們保管，則有保管職責(zé)，政府采購(gòu)資料的借閱應(yīng)按檔案管理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
僅此一個(gè)檔案的歸屬與借閱問(wèn)題，雙方文來(lái)文往近一個(gè)月，雙方為此都感到很不愉快。
同樣，B市也是一個(gè)政府采購(gòu)項(xiàng)目音像資料的保管問(wèn)題，因責(zé)任未落實(shí)，造成一個(gè)公開(kāi)招標(biāo)項(xiàng)目的音像資料丟失，使政府采購(gòu)監(jiān)管部門(mén)無(wú)法查閱評(píng)標(biāo)過(guò)程的音像資料。采購(gòu)人說(shuō)該項(xiàng)目是委托給采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)做的，采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)表示是在公共資源交易中心開(kāi)標(biāo)、評(píng)審的，公共資源交易中心表示是采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)逾期沒(méi)有復(fù)制，自動(dòng)覆蓋了?？傊氊?zé)不清、無(wú)法追究責(zé)任。
我國(guó)自2003年起實(shí)施《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《政府采購(gòu)法》）十幾年來(lái)，有些集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)也因大量的政府采購(gòu)檔案的歸檔、保管而苦惱。因?yàn)?，隨著時(shí)間的推移，有些政府采購(gòu)檔案也正好達(dá)到了法定的失效期，處置起來(lái)較為麻煩，政府采購(gòu)資料的歸檔、保管花費(fèi)了大量的人力、物力。
而我國(guó)的政府采購(gòu)法律法規(guī)對(duì)政府采購(gòu)檔案管理問(wèn)題的相關(guān)規(guī)定較少，也不明確。只是在《政府采購(gòu)法》第四十二條中規(guī)定：采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)對(duì)政府采購(gòu)項(xiàng)目每項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)的采購(gòu)文件應(yīng)當(dāng)妥善保存，不得偽造、變?cè)?、隱匿或者銷(xiāo)毀。采購(gòu)文件的保存期限為從采購(gòu)結(jié)束之日起至少保存十五年。
因此，目前我國(guó)有待出臺(tái)一個(gè)高層級(jí)的政府采購(gòu)檔案歸集、保管，相關(guān)責(zé)任以及違規(guī)處罰的規(guī)定或辦法。
依據(jù)政府采購(gòu)工作實(shí)踐來(lái)看，政府采購(gòu)檔案管理的規(guī)定或辦法應(yīng)包括如下內(nèi)容：
一是政府采購(gòu)文件資料所包含的范圍和內(nèi)容。目前，我國(guó)《政府采購(gòu)法》規(guī)定，“采購(gòu)文件包括采購(gòu)活動(dòng)記錄、采購(gòu)預(yù)算、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)估報(bào)告、定標(biāo)文件、合同文本、驗(yàn)收證明、質(zhì)疑答復(fù)、投訴處理決定及其他有關(guān)文件、資料”。由于當(dāng)時(shí)《政府采購(gòu)法》出臺(tái)的歷史原因以及一定程度的局限性，將“采購(gòu)文件”所包含的范圍和內(nèi)容沒(méi)有窮盡和羅列出來(lái)。
從實(shí)際操作的情形看，政府采購(gòu)的文件資料還應(yīng)該包括：采購(gòu)項(xiàng)目可行性研究報(bào)告（主要指大型項(xiàng)目）；采購(gòu)預(yù)算（包括追加的預(yù)算）；采購(gòu)實(shí)施計(jì)劃；公開(kāi)招標(biāo)公告截圖（包括邀請(qǐng)招標(biāo)的資格預(yù)審公告及預(yù)審結(jié)果、競(jìng)爭(zhēng)性談判、競(jìng)爭(zhēng)性磋商、詢(xún)價(jià)采購(gòu)方式采用發(fā)布公告邀請(qǐng)和在供應(yīng)商庫(kù)中隨機(jī)抽取截圖以及評(píng)審專(zhuān)家書(shū)面推薦供應(yīng)商的書(shū)面函件）以及變更、更正公告和通知書(shū)；招標(biāo)文件（包括競(jìng)爭(zhēng)性談判文件、競(jìng)爭(zhēng)性磋商文件、詢(xún)價(jià)通知書(shū)、單一來(lái)源論證和公示截圖及采購(gòu)方案）以及變更、更正公告和通知書(shū)；投標(biāo)文件（包括競(jìng)爭(zhēng)性談判響應(yīng)文件、競(jìng)爭(zhēng)性磋商響應(yīng)文件、詢(xún)價(jià)響應(yīng)文件以及供應(yīng)商對(duì)投標(biāo)文件的補(bǔ)充、修改或撤回的文件）；評(píng)審專(zhuān)家抽取情況記錄（包括中途更換評(píng)審專(zhuān)家記錄）；評(píng)標(biāo)（審）標(biāo)準(zhǔn)（包括評(píng)審過(guò)程中投標(biāo)人的澄清、說(shuō)明或者補(bǔ)正的書(shū)面資料，談判、磋商中的實(shí)質(zhì)性變動(dòng)情況）；評(píng)審報(bào)告；中標(biāo)公告和中標(biāo)通知書(shū)（包括成交公告、成交通知書(shū)，未中標(biāo)通知書(shū)）；合同文本；行政救濟(jì)資料（包括質(zhì)疑、投訴、行政復(fù)議和行政訴訟資料）；政府采購(gòu)活動(dòng)記錄（包括單一來(lái)源采購(gòu)的協(xié)商情況記錄）；驗(yàn)收證明（包括服務(wù)項(xiàng)目中的服務(wù)對(duì)象的感受情況）；采購(gòu)項(xiàng)目績(jī)效評(píng)價(jià)資料（包括采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)對(duì)評(píng)審專(zhuān)家的評(píng)價(jià)、評(píng)審專(zhuān)家對(duì)采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)的評(píng)價(jià)）；在采購(gòu)活動(dòng)中有關(guān)違反政府采購(gòu)法規(guī)情形的記錄等。
二是明確政府采購(gòu)檔案保管的責(zé)任人。采購(gòu)人是采購(gòu)項(xiàng)目的責(zé)任人，那么采購(gòu)人也就是政府采購(gòu)檔案保管的責(zé)任人，負(fù)主體職責(zé)。哪怕是采購(gòu)人委托給采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)委托代理采購(gòu)，但其對(duì)政府采購(gòu)檔案保管的主體責(zé)任不因委托而消失或轉(zhuǎn)移。
采購(gòu)人在政府采購(gòu)檔案保管中負(fù)主體責(zé)任，但并不意味著其他政府采購(gòu)當(dāng)事人沒(méi)有義務(wù)和責(zé)任。當(dāng)采購(gòu)人委托給采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)采購(gòu)時(shí)，在委托期間，受托人（采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)）有歸集和保管采購(gòu)檔案的義務(wù)和責(zé)任。而作為服務(wù)機(jī)構(gòu)的公共資料交易中心，也有錄制和保管音像資料的義務(wù)和責(zé)任。
由于政府采購(gòu)活動(dòng)有一個(gè)時(shí)間過(guò)程，各階段責(zé)任主體不同，而政府采購(gòu)檔案又不可能分散在各采購(gòu)階段的各責(zé)任主體中進(jìn)行保管，這就必須出臺(tái)法規(guī)，明確各自的職責(zé)，要求各當(dāng)事人在規(guī)定的期限內(nèi)將采購(gòu)檔案資料及時(shí)地移交給采購(gòu)人，防止政府采購(gòu)檔案散落于政府采購(gòu)當(dāng)事人手中，或因職責(zé)不清、保管不善而遺失，造成損失。
三是政府采購(gòu)檔案管理與利用應(yīng)依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《檔案法》）的規(guī)定進(jìn)行。政府采購(gòu)檔案是政府采購(gòu)活動(dòng)所直接形成的具有保存價(jià)值的原始記錄。和其他檔案一樣，政府采購(gòu)檔案也具有歷史的再現(xiàn)性、知識(shí)性、信息性、政治性、文化性、社會(huì)性、教育性和價(jià)值性等特點(diǎn)。
依據(jù)《檔案法》的規(guī)定，對(duì)政府采購(gòu)檔案的管理“應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于對(duì)檔案的利用；配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全；采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化”。
對(duì)于政府采購(gòu)檔案的利用，也應(yīng)在《檔案法》的框架下，制定完善的利用制度。由于政府采購(gòu)檔案與其他一些檔案相比有一定特殊性，在政府采購(gòu)活動(dòng)結(jié)束后的一定時(shí)期內(nèi)是應(yīng)相對(duì)保密的，所以個(gè)人或供應(yīng)商是不能隨意查看的，因此，查看政府采購(gòu)檔案必須履行相關(guān)手續(xù)和按規(guī)定的程序辦理。
四是政府采購(gòu)檔案銷(xiāo)毀的程序及規(guī)定。我國(guó)《政府采購(gòu)法》規(guī)定，“采購(gòu)文件的保存期限為從采購(gòu)結(jié)束之日起至少保存十五年”。法律規(guī)定的政府采購(gòu)檔案至少是十五年，但十五年并非是最大限期。按照一般的理解，依據(jù)采購(gòu)對(duì)象的不同，其政府采購(gòu)檔案保存的限期不一致。如一般的會(huì)議服務(wù)采購(gòu)項(xiàng)目，合同履行完成后，其檔案保存十五年即為到期。而大型工程項(xiàng)目的采購(gòu)檔案的保管，其保存期應(yīng)為從采購(gòu)結(jié)束之日起到該工程項(xiàng)目的使用壽命到期之日后再加十五年。
從《政府采購(gòu)法》實(shí)施到2018年年底，我國(guó)的政府采購(gòu)改革正好走過(guò)了十五年歷程，第一批政府采購(gòu)檔案也到了法定的最少保存年限，由于沒(méi)有相關(guān)法規(guī)，一些政府采購(gòu)管理部門(mén)和集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)對(duì)于越來(lái)越多的政府采購(gòu)檔案束手無(wú)策，不知如何處理。而目前又沒(méi)有具體的規(guī)定和辦法，致使政府采購(gòu)檔案管理成了一大負(fù)擔(dān)。
五是對(duì)違反《檔案法》有關(guān)規(guī)定的相關(guān)責(zé)任人員應(yīng)依法追究的責(zé)任。我國(guó)《檔案法》第二十四條規(guī)定，有下列行為之一的，由縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門(mén)、有關(guān)主管部門(mén)對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：（一）損毀、丟失屬于國(guó)家所有的檔案的；（二）擅自提供、抄錄、公布、銷(xiāo)毀屬于國(guó)家所有的檔案的；（三）涂改、偽造檔案的；（四）違反本法第十七條規(guī)定，擅自出賣(mài)或者轉(zhuǎn)讓屬于國(guó)家所有的檔案的；（五）將檔案賣(mài)給、贈(zèng)送給外國(guó)人或者外國(guó)組織的；（六）違反本法第十條、第十一條規(guī)定，不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的；（七）明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成檔案損失的；（八）檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。
對(duì)于《檔案法》所規(guī)定的處理?xiàng)l款，在政府采購(gòu)的檔案管理中完全適用，除此之外，還應(yīng)增加相關(guān)內(nèi)容，主要有：錄制、保管音像資料的責(zé)任；移交資料的責(zé)任以及監(jiān)督管理部門(mén)的相關(guān)職責(zé)等。
在政府采購(gòu)檔案管理的規(guī)定中應(yīng)明確相應(yīng)的處罰條款，也就是有責(zé)任，必須有相對(duì)應(yīng)的違規(guī)處罰的條款。（宋軍 作者單位：湖北省荊門(mén)市政府采購(gòu)辦公室）
（來(lái)源：中國(guó)政府采購(gòu)報(bào)）
