實(shí)行合同備案是加強(qiáng)政府采購(gòu)活動(dòng)監(jiān)管的方式之一。我國(guó)《政府采購(gòu)法》規(guī)定：政府采購(gòu)合同適用合同法，并采用書面形式。同時(shí)還規(guī)定：政府采購(gòu)項(xiàng)目的合同自簽訂之日起7個(gè)工作日內(nèi)，采購(gòu)人應(yīng)當(dāng)將合同副本報(bào)同級(jí)政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門和有關(guān)部門備案。
所謂備案，是指向主管機(jī)關(guān)報(bào)告事由存案以備查考。隨著政府采購(gòu)制度改革的不斷深入，政府采購(gòu)管理范圍的不斷擴(kuò)大，政府采購(gòu)的規(guī)模也越來(lái)越大，采購(gòu)項(xiàng)目也逐年增多，合同備案成了采購(gòu)人和監(jiān)管部門比較費(fèi)心的事，不管合同金額大小都得備案。例如，2012年某省直大大小小的政府采購(gòu)項(xiàng)目超過(guò)了9000個(gè)。按照《政府采購(gòu)法》的規(guī)定，這些政府采購(gòu)項(xiàng)目合同都得報(bào)省政府采購(gòu)監(jiān)管部門備案。9000多個(gè)采購(gòu)合同，260個(gè)左右的工作日，監(jiān)管部門平均每個(gè)工作日要收到34個(gè)采購(gòu)合同。不算審查采購(gòu)合同，單是整理、歸類、登記，就需要1個(gè)人忙上一天，同時(shí)監(jiān)管部門還需要大容量的檔案室進(jìn)行分類存放。而采購(gòu)人也需要消耗人力成本來(lái)投送采購(gòu)合同。
對(duì)此，筆者認(rèn)為，可以改革政府采購(gòu)合同的備案管理模式。
一是按合同的金額分類備案管理。即各級(jí)依據(jù)政府采購(gòu)合同金額的大小來(lái)決定是否需要進(jìn)行備案管理。各級(jí)政府采購(gòu)監(jiān)管部門可以規(guī)定一個(gè)金額標(biāo)準(zhǔn)，超過(guò)金額標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)行備案管理，其他的政府采購(gòu)合同由采購(gòu)人按《檔案法》的要求存檔備查。建議按縣（市）一級(jí)50萬(wàn)元以上的、市（州）一級(jí)100萬(wàn)元以上的、省（自治區(qū)、直轄市）一級(jí)200萬(wàn)元以上的政府采購(gòu)合同，報(bào)同級(jí)政府采購(gòu)監(jiān)管部門備案。
二是按合同標(biāo)的物的實(shí)用年限（壽命）進(jìn)行分類備案管理。即以合同標(biāo)的物的使用年限以及壽命為依據(jù)，進(jìn)行分類備案管理。如合同標(biāo)的物為會(huì)議服務(wù)，會(huì)議結(jié)束，雙方履行義務(wù)完畢即合同終止；車輛保險(xiǎn)的合同有效期一般只有一年的時(shí)間，有效期一到合同就終止等。有些貨物類采購(gòu)項(xiàng)目，其標(biāo)的物的使用壽命低于15年，有的只有3年至5年。而工程采購(gòu)項(xiàng)目的合同要求其保存期應(yīng)與其使用壽命相當(dāng)，有些應(yīng)是永久保存的。因此，按合同標(biāo)物的使用年限（壽命）來(lái)決定是否報(bào)政府采購(gòu)監(jiān)管部門備案，可以節(jié)減行政成本。凡屬于服務(wù)類的合同和合同標(biāo)的物的使用年限（壽命）低于5年的，則可以不需要備案，由采購(gòu)人按規(guī)定保存管理。其他的政府采購(gòu)合同按法律要求報(bào)同級(jí)政府采購(gòu)監(jiān)管部門備案。
三是推行電子合同備案管理。實(shí)行政府采購(gòu)電子合同備案既可以節(jié)約行政成本，又可以減少了采購(gòu)人的工作量，而且備案方便、及時(shí)。實(shí)行電子合同備案管理首先要解決一個(gè)問(wèn)題，即承認(rèn)電子合同與紙質(zhì)合同在法律上有同等的效力。同時(shí)，電子簽章的法律地位也要明確。
（作者單位：湖北省荊門市政府采購(gòu)辦公室）
來(lái)源：中國(guó)財(cái)經(jīng)報(bào)網(wǎng)
