根據(jù)《政府采購(gòu)法》第四十二條的規(guī)定，采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)對(duì)政府采購(gòu)項(xiàng)目每項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)的采購(gòu)文件應(yīng)當(dāng)妥善保存，采購(gòu)文件的保存期限為從采購(gòu)結(jié)束之日起至少保存十五年。
經(jīng)過(guò)10余年的項(xiàng)目累計(jì)保存，各省集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)保留的政府采購(gòu)檔案平均約有10000冊(cè)之多，檔案室占地面積達(dá)400-500平方米。如此多的政府采購(gòu)檔案保存、保管、供查閱需要耗費(fèi)相當(dāng)大的人力、物力，需要引起有關(guān)各方的重視。在充分認(rèn)識(shí)做好政府采購(gòu)檔案的重要性的同時(shí)，還應(yīng)探討如何去解決政府采購(gòu)檔案管理中存在的問(wèn)題。
政采檔案留存有五大作用
政府采購(gòu)檔案留存，筆者認(rèn)為有五大作用。
一是項(xiàng)目回溯的依據(jù)。由于政府采購(gòu)的公共性，政府采購(gòu)有提高政府采購(gòu)資金使用效益，維護(hù)國(guó)家利益和社會(huì)公共利益，保護(hù)政府采購(gòu)當(dāng)事人合法權(quán)益，促進(jìn)廉政建設(shè)等功能，備受社會(huì)各界廣泛關(guān)注。集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)有責(zé)任和義務(wù)對(duì)不涉及商業(yè)秘密部分檔案進(jìn)行公開。政府采購(gòu)項(xiàng)目音像和紙質(zhì)的檔案作為真實(shí)記載每一個(gè)項(xiàng)目細(xì)節(jié)和過(guò)程的載體，將其留存，可供查閱。
二是項(xiàng)目執(zhí)行的依據(jù)。很多項(xiàng)目時(shí)間跨度長(zhǎng)、執(zhí)行情況復(fù)雜，有時(shí)一個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程經(jīng)歷了用戶單位幾次更換負(fù)責(zé)人。因此，項(xiàng)目檔案完整保存，可在一定時(shí)間內(nèi)查看供應(yīng)商最初承諾，有效解決項(xiàng)目實(shí)施中更換負(fù)責(zé)人的問(wèn)題。
三是項(xiàng)目分析的真實(shí)材料。項(xiàng)目完成后，集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)可以結(jié)合政府采購(gòu)檔案進(jìn)行自查，并根據(jù)項(xiàng)目的情況開展業(yè)務(wù)分析活動(dòng)。這種將理論與實(shí)踐相結(jié)合的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)方式是提高集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)能力的重要手段。
四是制定政策的有效依據(jù)。隨著政府采購(gòu)不斷發(fā)展，政府采購(gòu)的各項(xiàng)政策和措施也相繼出臺(tái)和完善，在這個(gè)過(guò)程中，政府采購(gòu)檔案可以起到很好的支撐作用，所有政策的實(shí)施依據(jù)來(lái)源于每一個(gè)項(xiàng)目的收錄和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，從而得以指導(dǎo)政府采購(gòu)政策性條款的制定，促進(jìn)政府采購(gòu)規(guī)范有序發(fā)展。
五是技術(shù)積累的基礎(chǔ)。集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)經(jīng)過(guò)10多年的發(fā)展，在檔案完整收錄的基礎(chǔ)上，已經(jīng)積累了不少技術(shù)，并逐步發(fā)展成熟。以湖南省省直機(jī)關(guān)政府采購(gòu)中心為例，10余年的發(fā)展已經(jīng)形成了一支具有采購(gòu)專業(yè)素養(yǎng)的隊(duì)伍、形成了一整套政府采購(gòu)操作規(guī)程，沉淀了涵蓋貨物、工程、服務(wù)三大領(lǐng)域共50余類項(xiàng)目的標(biāo)書模板制作經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)了電子信息化采購(gòu)和節(jié)能無(wú)紙化辦公，實(shí)踐了近10000個(gè)標(biāo)次的開評(píng)標(biāo)和驗(yàn)收服務(wù)，掌握了許多采購(gòu)技巧。在成長(zhǎng)過(guò)程中，湖南省省直機(jī)關(guān)政府采購(gòu)中心采購(gòu)預(yù)算金額增長(zhǎng)、人員數(shù)量增加、信息化設(shè)備逐步更新。這些技術(shù)的積累與項(xiàng)目檔案的完整收錄息息相關(guān)。
三方面需引起重視
當(dāng)前政府采購(gòu)檔案需從以下方面加以重視和改進(jìn)。
一是檔案管理崗位未得到應(yīng)有的重視，人員較少。由于集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)人員編制少，其他崗位人員缺少的狀態(tài)更加嚴(yán)重，因此，不少單位是由一人兼任檔案管理人員的情況。檔案人員忙于整理、接收已經(jīng)開標(biāo)的項(xiàng)目，沒(méi)有時(shí)間進(jìn)行檔案的歸類整理和數(shù)據(jù)抓取。由于數(shù)據(jù)的抓取不及時(shí)，依據(jù)數(shù)據(jù)開展的科學(xué)性研究很難展開。
二是建議法律對(duì)檔案保存期限進(jìn)行調(diào)整。根據(jù)現(xiàn)行的法律，政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案無(wú)論什么項(xiàng)目保存期限都是15年，這要形成大量的檔案累積。其實(shí)大多數(shù)的政府采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)施的時(shí)間在1-2年，特殊的情況有更長(zhǎng)的時(shí)間，協(xié)議供貨有的是兩年一次，周期也只有兩年的時(shí)間，因此，對(duì)政府采購(gòu)檔案存檔時(shí)間，應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目來(lái)確定，才能更好地利用存儲(chǔ)空間，達(dá)到靈活運(yùn)用的效果，以解決現(xiàn)有的集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)堆積如山的檔案閑置的問(wèn)題。
三是檔案保存內(nèi)容應(yīng)更明確。哪些項(xiàng)目檔案需要保存所有投標(biāo)人投標(biāo)文件的正本，哪些項(xiàng)目只需保存中標(biāo)供應(yīng)商的投標(biāo)文件正本。特別是近幾年來(lái)，集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)都在推行電子化政府采購(gòu)，對(duì)于電子標(biāo)書留存及相應(yīng)的款項(xiàng)應(yīng)作更明確更具體的規(guī)范，有些無(wú)需留存的項(xiàng)目應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范去除，達(dá)到精簡(jiǎn)而實(shí)用的效果。
來(lái)源： 政府采購(gòu)信息報(bào) 作者：范靜暉
