OA（辦公自動化）軟件和招標(biāo)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的差異
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發(fā)布日期：2014年09月11日
招標(biāo)機(jī)構(gòu)使用OA（辦公自動化）軟件或招標(biāo)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，目的是為了實(shí)現(xiàn)招標(biāo)業(yè)務(wù)信息化，意欲借助信息化提高工作效率、促進(jìn)知識共享、降低運(yùn)營成本等。但大量的實(shí)踐證明，OA和招標(biāo)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)存在較大差異。
一、軟件定位
OA軟件：將文書辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種文書辦公類系統(tǒng)，應(yīng)用場景多在公文審批流轉(zhuǎn)、車輛管理等綜合性事務(wù)管理上。
招標(biāo)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)：通過信息系統(tǒng)對招標(biāo)業(yè)務(wù)進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)招標(biāo)項(xiàng)目各階段過程信息的前后貫通、操作流程的相對固化規(guī)范、招投標(biāo)信息資源的共享，以加強(qiáng)業(yè)務(wù)管控、提升工作效率、實(shí)現(xiàn)知識共享、提高服務(wù)質(zhì)量，屬于項(xiàng)目管理類系統(tǒng)。
二、系統(tǒng)功能
OA軟件一般提供適合所有綜合管理業(yè)務(wù)所需要的通用功能，如公文管理、工作計(jì)劃、工作會議、車輛管理、零星固定資產(chǎn)、辦公用品、通用的表單制作和審批等管理，這些功能是適合所有業(yè)務(wù)類型的通用功能，不是專門針對招標(biāo)業(yè)務(wù)管理而開發(fā)的。
招標(biāo)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)包含業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)和運(yùn)營管理系統(tǒng)兩大部分，業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)類似于生產(chǎn)性企業(yè)的ERP，即招標(biāo)機(jī)構(gòu)的招標(biāo)任務(wù)委派、招標(biāo)文件制作、發(fā)標(biāo)、投標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)、異議、歸檔等業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)管理，還應(yīng)當(dāng)含有價格庫、專家?guī)?、文件庫、投?biāo)人信息庫、招標(biāo)人信息庫等各類信息資源庫。運(yùn)營管理應(yīng)當(dāng)包括模板管理、費(fèi)用管理、審批管理、決策管理、知識管理、權(quán)限管理、基礎(chǔ)管理等功能。招標(biāo)業(yè)務(wù)是經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、法律三方面的結(jié)合，專業(yè)性很強(qiáng)，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)之間有很強(qiáng)邏輯關(guān)聯(lián)關(guān)系，具有典型的項(xiàng)目管理特性。
由于招標(biāo)業(yè)務(wù)復(fù)雜、專業(yè)性強(qiáng)，一般人難以在三年之內(nèi)熟悉、掌握招投標(biāo)業(yè)務(wù)。一般非專業(yè)軟件公司的絕大部分軟件設(shè)計(jì)、開發(fā)人員因?qū)φ型稑?biāo)業(yè)務(wù)不熟悉，更沒通過招標(biāo)師職業(yè)水平考試，故難以準(zhǔn)確把握招標(biāo)機(jī)構(gòu)的需求，研發(fā)的系統(tǒng)自然滿足不了招標(biāo)機(jī)構(gòu)的要求。
三、設(shè)計(jì)思路
OA軟件一般以管理綜合辦公業(yè)務(wù)的思路進(jìn)行設(shè)計(jì)和開發(fā)，有較好的表單（如招標(biāo)立項(xiàng)表單）編制、流程審批的功能；以表單、節(jié)點(diǎn)為核心對招標(biāo)項(xiàng)目全部的內(nèi)容進(jìn)行人為割裂，需要分節(jié)點(diǎn)打開各類表單才能知曉某一招標(biāo)項(xiàng)目具體內(nèi)容和進(jìn)展，無法一站式看到具體招標(biāo)項(xiàng)目的全貌，更無法進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析并按項(xiàng)目進(jìn)行全流程過程管控。
招標(biāo)業(yè)務(wù)是典型的項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)，相應(yīng)的系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)以項(xiàng)目管理的思路進(jìn)行設(shè)計(jì)和開發(fā)，可以一站式看到項(xiàng)目的進(jìn)展情況、項(xiàng)目各節(jié)點(diǎn)內(nèi)容和審批狀況等。各類信息以格式化、數(shù)字化方式進(jìn)行分類存儲，這樣就可以十分方便地對各類信息進(jìn)行查詢和統(tǒng)計(jì)分析。
四、招標(biāo)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的優(yōu)勢
1、流程相對固化、前后制約。國家法律、法規(guī)、規(guī)章對招投標(biāo)業(yè)務(wù)操作程序和實(shí)體內(nèi)容做出了明確的規(guī)定，因此招投標(biāo)業(yè)務(wù)流程是相對固化的。招標(biāo)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)對招標(biāo)流程的相對固化、前后道工序的相互制約：前面的工序沒完成，后面的工作就不能跳著做。對業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)和業(yè)務(wù)表單也可做到相對固化，具體表單內(nèi)容也可相對固化配置。而OA軟件設(shè)計(jì)的流程是人為切割的，系統(tǒng)設(shè)計(jì)的前后道工序不能相互牽制，系統(tǒng)中的后道工序可以跳過前道工序進(jìn)行“搶跑”。各類表單及其內(nèi)容一般由業(yè)務(wù)人員自行編制，難以統(tǒng)一。
2、招標(biāo)業(yè)務(wù)相關(guān)信息前后貫通。由于系統(tǒng)對招標(biāo)業(yè)務(wù)流程和內(nèi)容可以相對固化，因此系統(tǒng)中留下的前道工序的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可以自動提供給后道工序使用，無需人工重復(fù)錄入，實(shí)現(xiàn)信息的共享和數(shù)據(jù)的自動統(tǒng)計(jì)匯總。而普通OA軟件僅是一個按業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行信息編輯、提交、審批、儲存的工具，各業(yè)務(wù)表單之間的信息是割裂的，前后數(shù)據(jù)沒有內(nèi)在的邏輯關(guān)系，故無法實(shí)現(xiàn)各類數(shù)據(jù)的邏輯分析，也無法實(shí)現(xiàn)真正意義上的資源共享。
3、能獲取項(xiàng)目的全景信息。招標(biāo)項(xiàng)目業(yè)務(wù)復(fù)雜、流程長、節(jié)點(diǎn)多，以項(xiàng)目管理理念為核心思想進(jìn)行設(shè)計(jì)開發(fā)的招標(biāo)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，能夠提綱挈領(lǐng)地一攬子每個招標(biāo)項(xiàng)目的全景信息、進(jìn)展情況以及下一步的操作提示等。以獨(dú)立表單為基礎(chǔ)的OA軟件則無法獲取招標(biāo)項(xiàng)目信息全貌。如使用OA軟件進(jìn)行招標(biāo)業(yè)務(wù)管理，則需要眾多業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)作為系統(tǒng)操作的不同入口，操作起來繁瑣復(fù)雜，業(yè)務(wù)員會抵觸使用系統(tǒng)，管理層也很難查看到項(xiàng)目的各階段進(jìn)展情況、進(jìn)展?fàn)顟B(tài)等各類信息。這一點(diǎn)，恰恰是眾多招標(biāo)機(jī)構(gòu)誤把OA作為招標(biāo)業(yè)務(wù)信息化管理工具的深刻教訓(xùn)。
4、可為后期延伸擴(kuò)展招投標(biāo)在線交易提供基礎(chǔ)。隨著互聯(lián)網(wǎng)、電子商務(wù)的快速發(fā)展，電子招投標(biāo)是必然的發(fā)展方向。電子招投標(biāo)系統(tǒng)需要招標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、投標(biāo)人、評委等各方在線互動參與。由于招標(biāo)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)是針對于招標(biāo)業(yè)務(wù)管控的特點(diǎn)設(shè)計(jì)的，在此基礎(chǔ)上可延伸開發(fā)或?qū)映墒斓恼袠?biāo)投標(biāo)在線交易軟件。
一些起家于OA或工作流技術(shù)的軟件廠商，將OA或工作流技術(shù)生搬硬套到招標(biāo)業(yè)務(wù)管理上，開發(fā)出貌似能實(shí)現(xiàn)招標(biāo)業(yè)務(wù)管理的信息化產(chǎn)品，實(shí)際上卻體現(xiàn)不了招標(biāo)業(yè)務(wù)項(xiàng)目管理的固有特點(diǎn)，無法實(shí)現(xiàn)招標(biāo)項(xiàng)目的業(yè)務(wù)管理和經(jīng)營管理，更無法滿足招投標(biāo)在線交易的需求，即無法擴(kuò)展升級為電子招標(biāo)投標(biāo)系統(tǒng)。
來源：《招標(biāo)采購管理》 作者：郝景鵬 上海匯招信息技術(shù)有限公司（易招標(biāo)）
一、軟件定位
OA軟件：將文書辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種文書辦公類系統(tǒng)，應(yīng)用場景多在公文審批流轉(zhuǎn)、車輛管理等綜合性事務(wù)管理上。
招標(biāo)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)：通過信息系統(tǒng)對招標(biāo)業(yè)務(wù)進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)招標(biāo)項(xiàng)目各階段過程信息的前后貫通、操作流程的相對固化規(guī)范、招投標(biāo)信息資源的共享，以加強(qiáng)業(yè)務(wù)管控、提升工作效率、實(shí)現(xiàn)知識共享、提高服務(wù)質(zhì)量，屬于項(xiàng)目管理類系統(tǒng)。
二、系統(tǒng)功能
OA軟件一般提供適合所有綜合管理業(yè)務(wù)所需要的通用功能，如公文管理、工作計(jì)劃、工作會議、車輛管理、零星固定資產(chǎn)、辦公用品、通用的表單制作和審批等管理，這些功能是適合所有業(yè)務(wù)類型的通用功能，不是專門針對招標(biāo)業(yè)務(wù)管理而開發(fā)的。
招標(biāo)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)包含業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)和運(yùn)營管理系統(tǒng)兩大部分，業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)類似于生產(chǎn)性企業(yè)的ERP，即招標(biāo)機(jī)構(gòu)的招標(biāo)任務(wù)委派、招標(biāo)文件制作、發(fā)標(biāo)、投標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)、異議、歸檔等業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)管理，還應(yīng)當(dāng)含有價格庫、專家?guī)?、文件庫、投?biāo)人信息庫、招標(biāo)人信息庫等各類信息資源庫。運(yùn)營管理應(yīng)當(dāng)包括模板管理、費(fèi)用管理、審批管理、決策管理、知識管理、權(quán)限管理、基礎(chǔ)管理等功能。招標(biāo)業(yè)務(wù)是經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、法律三方面的結(jié)合，專業(yè)性很強(qiáng)，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)之間有很強(qiáng)邏輯關(guān)聯(lián)關(guān)系，具有典型的項(xiàng)目管理特性。
由于招標(biāo)業(yè)務(wù)復(fù)雜、專業(yè)性強(qiáng)，一般人難以在三年之內(nèi)熟悉、掌握招投標(biāo)業(yè)務(wù)。一般非專業(yè)軟件公司的絕大部分軟件設(shè)計(jì)、開發(fā)人員因?qū)φ型稑?biāo)業(yè)務(wù)不熟悉，更沒通過招標(biāo)師職業(yè)水平考試，故難以準(zhǔn)確把握招標(biāo)機(jī)構(gòu)的需求，研發(fā)的系統(tǒng)自然滿足不了招標(biāo)機(jī)構(gòu)的要求。
三、設(shè)計(jì)思路
OA軟件一般以管理綜合辦公業(yè)務(wù)的思路進(jìn)行設(shè)計(jì)和開發(fā)，有較好的表單（如招標(biāo)立項(xiàng)表單）編制、流程審批的功能；以表單、節(jié)點(diǎn)為核心對招標(biāo)項(xiàng)目全部的內(nèi)容進(jìn)行人為割裂，需要分節(jié)點(diǎn)打開各類表單才能知曉某一招標(biāo)項(xiàng)目具體內(nèi)容和進(jìn)展，無法一站式看到具體招標(biāo)項(xiàng)目的全貌，更無法進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析并按項(xiàng)目進(jìn)行全流程過程管控。
招標(biāo)業(yè)務(wù)是典型的項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)，相應(yīng)的系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)以項(xiàng)目管理的思路進(jìn)行設(shè)計(jì)和開發(fā)，可以一站式看到項(xiàng)目的進(jìn)展情況、項(xiàng)目各節(jié)點(diǎn)內(nèi)容和審批狀況等。各類信息以格式化、數(shù)字化方式進(jìn)行分類存儲，這樣就可以十分方便地對各類信息進(jìn)行查詢和統(tǒng)計(jì)分析。
四、招標(biāo)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的優(yōu)勢
1、流程相對固化、前后制約。國家法律、法規(guī)、規(guī)章對招投標(biāo)業(yè)務(wù)操作程序和實(shí)體內(nèi)容做出了明確的規(guī)定，因此招投標(biāo)業(yè)務(wù)流程是相對固化的。招標(biāo)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)對招標(biāo)流程的相對固化、前后道工序的相互制約：前面的工序沒完成，后面的工作就不能跳著做。對業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)和業(yè)務(wù)表單也可做到相對固化，具體表單內(nèi)容也可相對固化配置。而OA軟件設(shè)計(jì)的流程是人為切割的，系統(tǒng)設(shè)計(jì)的前后道工序不能相互牽制，系統(tǒng)中的后道工序可以跳過前道工序進(jìn)行“搶跑”。各類表單及其內(nèi)容一般由業(yè)務(wù)人員自行編制，難以統(tǒng)一。
2、招標(biāo)業(yè)務(wù)相關(guān)信息前后貫通。由于系統(tǒng)對招標(biāo)業(yè)務(wù)流程和內(nèi)容可以相對固化，因此系統(tǒng)中留下的前道工序的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可以自動提供給后道工序使用，無需人工重復(fù)錄入，實(shí)現(xiàn)信息的共享和數(shù)據(jù)的自動統(tǒng)計(jì)匯總。而普通OA軟件僅是一個按業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行信息編輯、提交、審批、儲存的工具，各業(yè)務(wù)表單之間的信息是割裂的，前后數(shù)據(jù)沒有內(nèi)在的邏輯關(guān)系，故無法實(shí)現(xiàn)各類數(shù)據(jù)的邏輯分析，也無法實(shí)現(xiàn)真正意義上的資源共享。
3、能獲取項(xiàng)目的全景信息。招標(biāo)項(xiàng)目業(yè)務(wù)復(fù)雜、流程長、節(jié)點(diǎn)多，以項(xiàng)目管理理念為核心思想進(jìn)行設(shè)計(jì)開發(fā)的招標(biāo)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，能夠提綱挈領(lǐng)地一攬子每個招標(biāo)項(xiàng)目的全景信息、進(jìn)展情況以及下一步的操作提示等。以獨(dú)立表單為基礎(chǔ)的OA軟件則無法獲取招標(biāo)項(xiàng)目信息全貌。如使用OA軟件進(jìn)行招標(biāo)業(yè)務(wù)管理，則需要眾多業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)作為系統(tǒng)操作的不同入口，操作起來繁瑣復(fù)雜，業(yè)務(wù)員會抵觸使用系統(tǒng)，管理層也很難查看到項(xiàng)目的各階段進(jìn)展情況、進(jìn)展?fàn)顟B(tài)等各類信息。這一點(diǎn)，恰恰是眾多招標(biāo)機(jī)構(gòu)誤把OA作為招標(biāo)業(yè)務(wù)信息化管理工具的深刻教訓(xùn)。
4、可為后期延伸擴(kuò)展招投標(biāo)在線交易提供基礎(chǔ)。隨著互聯(lián)網(wǎng)、電子商務(wù)的快速發(fā)展，電子招投標(biāo)是必然的發(fā)展方向。電子招投標(biāo)系統(tǒng)需要招標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、投標(biāo)人、評委等各方在線互動參與。由于招標(biāo)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)是針對于招標(biāo)業(yè)務(wù)管控的特點(diǎn)設(shè)計(jì)的，在此基礎(chǔ)上可延伸開發(fā)或?qū)映墒斓恼袠?biāo)投標(biāo)在線交易軟件。
一些起家于OA或工作流技術(shù)的軟件廠商，將OA或工作流技術(shù)生搬硬套到招標(biāo)業(yè)務(wù)管理上，開發(fā)出貌似能實(shí)現(xiàn)招標(biāo)業(yè)務(wù)管理的信息化產(chǎn)品，實(shí)際上卻體現(xiàn)不了招標(biāo)業(yè)務(wù)項(xiàng)目管理的固有特點(diǎn)，無法實(shí)現(xiàn)招標(biāo)項(xiàng)目的業(yè)務(wù)管理和經(jīng)營管理，更無法滿足招投標(biāo)在線交易的需求，即無法擴(kuò)展升級為電子招標(biāo)投標(biāo)系統(tǒng)。
來源：《招標(biāo)采購管理》 作者：郝景鵬 上海匯招信息技術(shù)有限公司（易招標(biāo)）
