會場準(zhǔn)備
選擇場地：要根據(jù)人數(shù)規(guī)模選擇適當(dāng)會場，場地?zé)艄?、音響、話筒、電源、空調(diào)等設(shè)施要符合開標(biāo)的基本條件，盡量選擇入口處在會議后方的會場。
場地布置：開標(biāo)會場要根據(jù)接標(biāo)、開標(biāo)、唱標(biāo)、監(jiān)標(biāo)、記標(biāo)等工作需要及參加開標(biāo)有關(guān)人員的活動需要布置會場，會標(biāo)（橫幅）、主持臺、工作人員臺、與會人員臺、簽到臺以及開標(biāo)所用物品的擺放和布置，要根據(jù)需要隨時調(diào)整。
物料準(zhǔn)備
會務(wù)方面所需的物品，主要是開標(biāo)過程中所需的一些物品用具，包括以下幾方面：
工作人員需要的用品，如剪刀、簽字筆、記錄紙、訂書機(jī)、包裝袋、包裝箱、交通工具等；
參加開標(biāo)會的其他人員需要使用的用品，如記錄筆、記錄紙等；
評委會成員在評標(biāo)時需要使用的物品用料，如記錄筆、記錄紙、計算器等，也應(yīng)在開標(biāo)前準(zhǔn)備齊備；
開標(biāo)過程如需要照相、攝像、監(jiān)控，則應(yīng)在開標(biāo)前把照相、攝像以及監(jiān)控器材準(zhǔn)備齊備。
后勤服務(wù)
從開標(biāo)到評標(biāo)是一項連續(xù)性的工作，一環(huán)套一環(huán)，中間不能有停頓和間歇，這個過程有可能是半天，也有可能是一天或者幾天，如果開評標(biāo)在短時間內(nèi)不能結(jié)束，有必要為有關(guān)人員做好后勤服務(wù)準(zhǔn)備工作。
比如說，工作人員及評委會成員的用餐，應(yīng)該提前做好安排，避免人員遠(yuǎn)離，造成現(xiàn)場渙散或者相關(guān)信息的泄露。
標(biāo)前預(yù)備會
在開標(biāo)前，代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)組織召開一個預(yù)備會，以了解、通報、匯總、檢查各項準(zhǔn)備工作的籌備情況，研究、部署、安排開標(biāo)及評標(biāo)過程中的有關(guān)事務(wù)性工作，重申開標(biāo)、評標(biāo)流程以及開標(biāo)、評標(biāo)過程中的人員配合和工作紀(jì)律以及相關(guān)人員的責(zé)任問題，以進(jìn)一步明確每個工作人員以及相關(guān)人員的個人崗位定位，查漏補(bǔ)缺，充分考慮各種環(huán)境和因素的應(yīng)急預(yù)案，確保開標(biāo)前的各項準(zhǔn)備工作萬無一失。
其他準(zhǔn)備
在招標(biāo)采購活動中，特別是在開標(biāo)的前期準(zhǔn)備過程中，招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)及其工作人員要充分考慮各種可能出現(xiàn)的情形和變故，提高預(yù)見和應(yīng)對各種復(fù)雜問題的能力，并根據(jù)經(jīng)驗和預(yù)案進(jìn)行臨場控制。
不論是可以預(yù)見的還是不可預(yù)見的情形，在開標(biāo)前，都是可以由工作人員根據(jù)經(jīng)驗提前做好各項準(zhǔn)備，最大程度將不可確定性變?yōu)榭纱_定性。對于不可以預(yù)見的因素和情形，要提高預(yù)測和防范能力，變不可控為可控，充分做好開標(biāo)前的各項準(zhǔn)備工作，以確保招標(biāo)采購活動順利進(jìn)行。
來源：政府采購信息網(wǎng)
