高校工程貨物采供過程中的管理問題與改進(jìn)思路
http://www.lureaesthetics.com
發(fā)布日期：2014年11月07日
摘要：從工程貨物采供過程管理的事前、事中、事后三個(gè)階段來看，目前，我國(guó)高校工程貨物采購(gòu)過程中存在事前采購(gòu)準(zhǔn)備欠充分、事中工作聽?wèi){其發(fā)展、事后管理責(zé)任推他方等問題。筆者結(jié)合實(shí)際，提出了加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)、充分做好采購(gòu)準(zhǔn)備；增強(qiáng)全程規(guī)章約束、監(jiān)督履行崗位職責(zé)；強(qiáng)化采購(gòu)預(yù)期意識(shí)、加強(qiáng)工作責(zé)任追究三個(gè)解決問題、改進(jìn)工作的對(duì)策，為高校工程貨物采供管理工作提供了有益借鑒。
一、引 言
眾所周知，一般貨物采購(gòu)供應(yīng)過程，按其工作內(nèi)容可分為采購(gòu)計(jì)劃編制、采購(gòu)招標(biāo)投標(biāo)、簽訂采購(gòu)合同、供貨交付驗(yàn)收、售后質(zhì)量維保幾個(gè)主要階段；而按采購(gòu)時(shí)間順序又大致分為事先、事中和事后三大階段，其采購(gòu)過程管理涵蓋各個(gè)階段與每個(gè)環(huán)節(jié)、節(jié)點(diǎn)。工程貨物采購(gòu)不僅如此，還需考慮具體建設(shè)工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)需求，因此，加強(qiáng)采購(gòu)過程管理，對(duì)于發(fā)現(xiàn)問題、糾偏改錯(cuò)（例如監(jiān)管核查工程鋁合金門窗現(xiàn)場(chǎng)實(shí)測(cè)的生產(chǎn)制作尺寸，還需在安裝前查對(duì)圖紙?jiān)O(shè)計(jì)傳熱系數(shù)條件下鋁合金門窗配置中空玻璃的中間隔條厚度）意義重大，堅(jiān)決杜絕合同違約既成事實(shí)后不了了之現(xiàn)象的發(fā)生，進(jìn)而確保正確采購(gòu)工程貨物，順利推進(jìn)工程建設(shè)。我們通過對(duì)部分在寧高校當(dāng)前基建材料設(shè)備采購(gòu)供應(yīng)管理工作的調(diào)查了解，總結(jié)出高校工程貨物采購(gòu)過程管理中存在的主要問題，供同行探討。
二、工程貨物采供過程管理方面存在的問題
（一）事前采購(gòu)準(zhǔn)備欠充分
通常建設(shè)工程的貨物采購(gòu)供應(yīng)都是應(yīng)急事項(xiàng)，采購(gòu)經(jīng)辦人從得到采購(gòu)供應(yīng)計(jì)劃到供應(yīng)到位，往往只有短短的十幾天，其根本原因在于部分基層工程管理與采購(gòu)管理人員對(duì)采購(gòu)前期的準(zhǔn)備工作重視程度不夠?，F(xiàn)在一定規(guī)模數(shù)量的工程貨物采購(gòu)?fù)ǔＰ枰ㄟ^采購(gòu)招標(biāo)完成，而標(biāo)前工作只是簡(jiǎn)單明確采購(gòu)計(jì)劃（數(shù)量與規(guī)格）而已，其他具體工作均希望招標(biāo)文件編寫人員完成，顯然準(zhǔn)備不夠充分?，F(xiàn)在招標(biāo)采購(gòu)正常運(yùn)作的時(shí)間從計(jì)劃到貨物到達(dá)施工現(xiàn)場(chǎng)一般需要2個(gè)月以上。如果采購(gòu)招標(biāo)前期準(zhǔn)備工作不充分，可能導(dǎo)致采購(gòu)招標(biāo)失敗或者最終采購(gòu)而來的產(chǎn)品并不是采購(gòu)人真正想要的。例如，工程用墻地磚采購(gòu)項(xiàng)目，標(biāo)前不僅需要掌握數(shù)量，還需要掌握采購(gòu)產(chǎn)品具體規(guī)格、花式與品質(zhì)定位（強(qiáng)度、光潔度、耐污染等級(jí)）等要求。按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)購(gòu)買瓷質(zhì)磚、炻瓷磚、細(xì)炻磚還是炻質(zhì)磚？按破壞強(qiáng)度要求各類材質(zhì)墻地磚的強(qiáng)度下限要求是多少？其地磚厚度要求是≥7.5mm還是＜7.5mm？耐污染等級(jí)？花色選擇？可見標(biāo)前的準(zhǔn)備工作很細(xì)、很專業(yè)，僅僅寫招標(biāo)采購(gòu)優(yōu)質(zhì)磁磚或拋光磚是無法進(jìn)行采購(gòu)招標(biāo)評(píng)標(biāo)操作的，由此招標(biāo)采購(gòu)而來的產(chǎn)品不滿足設(shè)計(jì)要求或與預(yù)期相差很大也是必然的。
（二）事中工作聽?wèi){其發(fā)展
當(dāng)工程貨物采購(gòu)合同簽訂后，是否就與采購(gòu)人的關(guān)系不大了？回答當(dāng)然是否定的。然而，現(xiàn)在一些高校采購(gòu)人，習(xí)慣在采購(gòu)合同簽訂后坐享其成，結(jié)果往往有些失望。例如，某高校學(xué)生宿舍家具及工程配套壁櫥柜采購(gòu)過程中，就是簽訂供需合同后等待供應(yīng)商來現(xiàn)場(chǎng)制作安裝。采購(gòu)合同中明確所用的三聚氰胺裝飾面板為某省某森林工業(yè)有限公司生產(chǎn)的板材。當(dāng)工程接近尾聲且臨近學(xué)校開學(xué)時(shí)，合同供應(yīng)商才開始制作組裝家具及工程配套壁櫥柜，這時(shí)已很難判斷供應(yīng)商已經(jīng)下料成為規(guī)格材的三聚氰胺飾面板是否為某森林工業(yè)有限公司所生產(chǎn)，而是否全部為該公司生產(chǎn)的就更加難以判別，無奈之下采購(gòu)部門相關(guān)人員就不能過分認(rèn)真計(jì)較，只能讓合同供應(yīng)商把家具及配套壁櫥柜按時(shí)組裝起來并保證開學(xué)后學(xué)生可以使用即可。至于板材生產(chǎn)廠家及產(chǎn)品質(zhì)量，只好讓供應(yīng)商重新送樣檢測(cè)，獲取檢測(cè)報(bào)告，再附上原始的質(zhì)量保證書便完成采購(gòu)貨物相關(guān)質(zhì)量保證資料的匯集。也不再思考商家追求利益最大化情形下可能進(jìn)行不利于采購(gòu)人的原材料選擇問題，全部寄希望于供應(yīng)商憑良心選擇使用合格等級(jí)以上的原材料（構(gòu)件）。至于其質(zhì)量驗(yàn)收的把控方式方法及規(guī)范性、科學(xué)性也不再講究?？上攵撆味ㄖ频膶W(xué)生公寓專用家具及配套壁櫥柜最終質(zhì)量狀況并沒有預(yù)期的那么理想。
（三）事后管理責(zé)任推他方
我們認(rèn)為工程貨物采購(gòu)的全過程應(yīng)該包括事前、事中、事后三個(gè)階段，而事后階段一般是貨物采購(gòu)交付至其質(zhì)量保證期限結(jié)束的一段時(shí)間。現(xiàn)在通常的情形是：基建工程貨物采購(gòu)到位后，首先交付給工程施工單位使用，從這時(shí)開始，其工程貨物的售后服務(wù)就開始了，工程貨物的正常維護(hù)、保養(yǎng)，貨物自身的質(zhì)量問題一般由貨物供應(yīng)商負(fù)責(zé)解決，在這一階段，似乎與采購(gòu)經(jīng)辦人沒有什么關(guān)系，要么是供應(yīng)商的事，要么是終端用戶的事，要么是工程項(xiàng)目物業(yè)管理部門的事，表面上看采購(gòu)經(jīng)辦人只是終端使用者、物業(yè)管理者、供應(yīng)者這三者間的聯(lián)系人角色，其實(shí)他是參與工程貨物供應(yīng)的主要管理參與者。采購(gòu)貨物交付后把所有事后管理責(zé)任都推給其他方，是缺少工作擔(dān)當(dāng)?shù)囊环N表現(xiàn)。例如，電梯采購(gòu)項(xiàng)目（現(xiàn)在從安裝驗(yàn)收交付至質(zhì)保期結(jié)束會(huì)有1～2年時(shí)間）的事后管理工作，習(xí)慣做法都是由終端用戶使用與維護(hù)、報(bào)修與報(bào)檢，采購(gòu)單位只負(fù)責(zé)提供相關(guān)電梯的采購(gòu)合同與質(zhì)保資料。在質(zhì)保期內(nèi)遇到問題，終端用戶也很少找采購(gòu)單位，一般都是直接報(bào)修或自行解決。因此，在部分采購(gòu)經(jīng)辦人的概念里也存在工程貨物采購(gòu)事后管理方面的問題都應(yīng)該屬于其他方的膚淺認(rèn)識(shí)。但是我們認(rèn)為作為工程貨物供應(yīng)的主要管理參與者，尤其在工程貨物交付后的質(zhì)保期時(shí)間內(nèi)，在管理過程中發(fā)現(xiàn)的問題還應(yīng)該由采購(gòu)部門或其經(jīng)辦人依據(jù)采購(gòu)供需合同來全權(quán)處理的，終端用戶只是協(xié)助配合采購(gòu)單位或其經(jīng)辦人來完成。
三、探究改進(jìn)管理工作解決實(shí)際問題的思路
（一）加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)、充分做好采購(gòu)準(zhǔn)備
從采購(gòu)過程反映出來的問題看，采購(gòu)人尚缺乏工程貨物科學(xué)采購(gòu)決策的業(yè)務(wù)常識(shí)，更缺少相關(guān)建材的專業(yè)知識(shí)，要解決這些實(shí)際問題，必須切實(shí)改進(jìn)其管理工作。首先要解決采購(gòu)業(yè)務(wù)常識(shí)與建材專業(yè)知識(shí)貧乏的問題。例如，電梯招標(biāo)采購(gòu)的招標(biāo)文件里，對(duì)其合同主要內(nèi)容條款擬定時(shí)，必然會(huì)遇到的電梯采購(gòu)預(yù)付款額度與合同尾款留存比例問題，就應(yīng)該根據(jù)當(dāng)前國(guó)內(nèi)電梯采購(gòu)供應(yīng)市場(chǎng)的實(shí)際情況進(jìn)行草擬，并針對(duì)電梯生產(chǎn)商、代理商在參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)過程中會(huì)出現(xiàn)不同應(yīng)對(duì)策略而全面考慮擬定合同條款，不能簡(jiǎn)單認(rèn)為電梯采購(gòu)和一般建材采購(gòu)供應(yīng)管理要求可以相同，能夠不付任何預(yù)付款，并留存10%的合同尾款至質(zhì)保期結(jié)束且在沒有質(zhì)量問題情況下再付清?，F(xiàn)實(shí)市場(chǎng)情形是：如果是與電梯生產(chǎn)商簽訂供需合同的，其合同簽訂后需要付合同價(jià)20%～30%不等的預(yù)付貨款，提取電梯或發(fā)出電梯設(shè)備時(shí)即需要付清全部電梯貨款。即使電梯供需合同中有留尾款要求的，大多數(shù)情況下經(jīng)過供需雙方不斷的溝通協(xié)調(diào)，最后可能較為理想的結(jié)果只是生產(chǎn)商提供了與合同尾款等額的銀行保函而已，而不能夠按合同要求扣留了合同的實(shí)在尾款。但是，如果是與電梯代理商（或經(jīng)銷商）簽訂供需合同，其采購(gòu)電梯貨款結(jié)算方式的市場(chǎng)情形會(huì)有所改變，誠(chéng)然也需要根據(jù)雙方當(dāng)時(shí)的實(shí)際情況而定。它需要采購(gòu)經(jīng)辦人加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)并開展市場(chǎng)調(diào)研，認(rèn)真做好采購(gòu)準(zhǔn)備工作。
（二）增強(qiáng)全程規(guī)章約束、監(jiān)督履行崗位職責(zé)
古人云：沒有規(guī)矩不成方圓。工程貨物采購(gòu)各階段都需要有完善的規(guī)章制度進(jìn)行約束保證，才能確保不折不扣地實(shí)現(xiàn)工程貨物的采購(gòu)供應(yīng)目標(biāo)。比方說工程貨物采購(gòu)計(jì)劃編制階段需要其采購(gòu)計(jì)劃申報(bào)規(guī)則；采購(gòu)招標(biāo)階段需要有工程貨物采購(gòu)招標(biāo)投標(biāo)管理實(shí)施細(xì)則；而當(dāng)工程貨物采購(gòu)到貨后又需要有采購(gòu)貨物驗(yàn)收入庫(kù)與交付使用的管理規(guī)定；采購(gòu)貨物交付使用后則需要建立貨物正常使用與日常維護(hù)保養(yǎng)、應(yīng)急報(bào)修處理規(guī)章。有了各項(xiàng)管理規(guī)章制度并不等于其采購(gòu)管理工作水平就一定上了一個(gè)新的臺(tái)階，我們不能只是讓法律法規(guī)在書上、管理規(guī)章在墻上、是否執(zhí)行在口上、如何管好在會(huì)上、履行好壞在紙上，而要切實(shí)加強(qiáng)工程貨物采購(gòu)的監(jiān)督與管理，努力把采購(gòu)的各項(xiàng)管理規(guī)章制度對(duì)應(yīng)落實(shí)到具體崗位與環(huán)節(jié)，職責(zé)細(xì)化落實(shí)到每位工作人員，工程貨物采購(gòu)工作全程力求做到執(zhí)行法律法規(guī)不打折、履行規(guī)章制度不變形，堅(jiān)持工作紀(jì)律不走樣。并且有效貫徹人、崗、責(zé)相統(tǒng)一，責(zé)、權(quán)、利相協(xié)調(diào)的工作方針，充分調(diào)動(dòng)工程貨物采購(gòu)管理人員的工作積極性、遵規(guī)自覺性與履職責(zé)任性。
（三）強(qiáng)化采購(gòu)預(yù)期意識(shí)、施行工作責(zé)任追究
工程貨物采購(gòu)標(biāo)的物的預(yù)期（主要指標(biāo)的物供貨期、價(jià)格、品質(zhì)、供應(yīng)與售后服務(wù)）是否真實(shí)充分達(dá)到原設(shè)計(jì)要求并完全實(shí)現(xiàn)預(yù)先期待？是我們每次工程貨物采購(gòu)工作完成后需要認(rèn)真思考的專業(yè)問題，根據(jù)原采購(gòu)計(jì)劃的目標(biāo)任務(wù)，通過比對(duì)調(diào)研預(yù)測(cè)價(jià)格與實(shí)際合同價(jià)格；采購(gòu)合同履行期限與實(shí)際供應(yīng)時(shí)間；標(biāo)的物驗(yàn)收確認(rèn)結(jié)果與合同目標(biāo)要求以及質(zhì)保期內(nèi)采購(gòu)標(biāo)的物質(zhì)量全貌體現(xiàn)實(shí)況；供應(yīng)商全程服務(wù)水準(zhǔn)與同行業(yè)服務(wù)水平來正確認(rèn)識(shí)和把握貨物采購(gòu)預(yù)期的實(shí)現(xiàn)狀況，及時(shí)總結(jié)工程貨物采購(gòu)供應(yīng)工作的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，同時(shí)強(qiáng)化相關(guān)工作人員關(guān)注工程貨物采購(gòu)預(yù)期的意識(shí)，再通過推行工程貨物的采購(gòu)后評(píng)估工作來科學(xué)規(guī)范、調(diào)整今后工程類似貨物采購(gòu)的預(yù)期來滿足實(shí)際建設(shè)工程需求。眾所周知，采購(gòu)全過程管理不僅需要完善的規(guī)章制度，還需要及時(shí)的跟蹤監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題后的及時(shí)糾偏改錯(cuò)，更需要在出現(xiàn)問題后問責(zé)追究，增強(qiáng)采購(gòu)人員的工作責(zé)任感與危機(jī)感。因此，我們建議在高校工程貨物的采購(gòu)供應(yīng)管理環(huán)節(jié)建立全程跟蹤監(jiān)督管理機(jī)制，專崗專職專人、一人一事一責(zé)，定期通報(bào)獎(jiǎng)懲并舉。
本文認(rèn)為部分高校工程貨物采購(gòu)過程管理工作因?yàn)榉N種原因被相關(guān)部門輕視或忽視，尤其有些工程專用貨物生產(chǎn)過程中所用原材料及構(gòu)成配套設(shè)備的實(shí)際構(gòu)成件配備與選用問題，因故不在工程貨物供需合同簽訂后的生產(chǎn)之初或生產(chǎn)途中去供應(yīng)商生產(chǎn)基地核查貨物采購(gòu)供需合同履約的實(shí)際狀況，而到貨后有的工程貨物又無法現(xiàn)場(chǎng)核查其合同規(guī)定的構(gòu)成材料與配套設(shè)備（或構(gòu)件）選擇情況；也有的雖能核查其構(gòu)成原材料與配套設(shè)備（或構(gòu)件）配備情況，但事實(shí)已經(jīng)造成即使發(fā)現(xiàn)問題也沒有時(shí)間返工的局面。由此可見，高校工程貨物采購(gòu)供應(yīng)過程中所出現(xiàn)的管理與監(jiān)督“斷檔”或“短路”現(xiàn)象，是我們今后工程貨物采購(gòu)過程管理中需要特別加以注意與防范的重要事項(xiàng)。 （作者：高國(guó)民南京林業(yè)大學(xué) 王磊 江蘇南大蘇富特科技股份有限公司）
來源：《招標(biāo)采購(gòu)管理》
