淺析招標(biāo)文件編制過程中的問題及對策
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發(fā)布日期：2014年12月08日
目前招標(biāo)投標(biāo)已成為組織內(nèi)部采購貨物、工程和服務(wù)的重要方式。由于招標(biāo)投標(biāo)堅持公開、公平、公正和競爭擇優(yōu)原則，把權(quán)力運作公開化，決策過程置于各方監(jiān)督之下，從而有效預(yù)防了暗箱操作和濫用職權(quán)現(xiàn)象的發(fā)生，成為懲治和預(yù)防腐敗現(xiàn)象的重要手段。尤其是近年來審計機關(guān)對政府采購活動中招投標(biāo)環(huán)節(jié)審計力度的加大，對規(guī)范政府采購活動合法合規(guī)進行，維護政府采購資金安全使用發(fā)揮了重要作用，但同時在審計過程中也對政府采購活動中招標(biāo)環(huán)節(jié)尤其是招標(biāo)文件編制中存在的問題進行了歸納和總結(jié)，希望對招標(biāo)文件編制過程能夠起到一定的規(guī)范作用。下面就招標(biāo)文件編制環(huán)節(jié)存在的問題展開論述。
一、招標(biāo)文件的內(nèi)容及作用
招標(biāo)文件是由招標(biāo)人或招標(biāo)代理機構(gòu)根據(jù)擬招標(biāo)項目的特點和需要編制的，向投標(biāo)人表明招標(biāo)意向和要求的書面法律文件。關(guān)于招標(biāo)文件的內(nèi)容《中華人民共和國招投標(biāo)法》第十九條規(guī)定“招標(biāo)文件應(yīng)當(dāng)包括招標(biāo)項目的技術(shù)要求、對投標(biāo)人資格審查的標(biāo)準(zhǔn)、投標(biāo)報價要求和評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等所有實質(zhì)性要求和條件，以及擬簽訂合同的主要條款”。《政府采購貨物和服務(wù)招投標(biāo)管理辦法》第十八條規(guī)定”招標(biāo)文件包括以下內(nèi)容：（1）投標(biāo)邀請；（2）投標(biāo)人須知（包括密封、簽署、蓋章要求等）；(3)投標(biāo)人應(yīng)當(dāng)提交的資格、資信等證明文件;(4)投標(biāo)報價要求、投標(biāo)文件編制要求和投標(biāo)保證金交納方式；（5）招標(biāo)項目的技術(shù)規(guī)格、要求和數(shù)量，包括附件、圖紙等；（6）合同主要條款及合同簽訂方式；（7）交貨和提供服務(wù)的時間；（8）評標(biāo)方法、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和廢標(biāo)條款；（9）投標(biāo)截止時間、開標(biāo)時間及地點；（10)省級以上財政部門規(guī)定的其他事項”。
招標(biāo)文件的作用主要表現(xiàn)在（1）是招標(biāo)人或招標(biāo)代理人組織招投標(biāo)活動的依據(jù)；（2）投標(biāo)人編制投標(biāo)活動的依據(jù)；（3）評標(biāo)委員會評標(biāo)的依據(jù)；（4）招投標(biāo)監(jiān)督管理機構(gòu)監(jiān)管的參考資料；（5）擬定合同的基礎(chǔ)（6）審計機關(guān)進行招標(biāo)過程監(jiān)督的重要依據(jù)。招標(biāo)文件是投標(biāo)工作的指南，一旦發(fā)售，對當(dāng)事人具有共同的約束力，不能隨意更改。招標(biāo)文件存在的問題將對招標(biāo)的組織、投標(biāo)文件的編制、評標(biāo)等工作產(chǎn)生不利影響，關(guān)乎招投標(biāo)的結(jié)果。同時招標(biāo)文件除了對招投標(biāo)活動作程序性規(guī)定外，還對技術(shù)指標(biāo)、評標(biāo)方法和標(biāo)準(zhǔn)、主要合同條款等提出了要求，它的作用已超出招投標(biāo)活動本身，延伸到合同履行的全過程。
二、招標(biāo)文件編制過程中存在的問題
通過對招投標(biāo)環(huán)節(jié)的審計，發(fā)現(xiàn)不同組織的招標(biāo)文件不盡相同，同一組織的不同招標(biāo)項目的招標(biāo)文件也不盡相同，但歸納起來主要有以下幾種類型。
（1）時間安排緊，要求投標(biāo)響應(yīng)的時間短。有些招投標(biāo)項目從立項、組織招標(biāo)到履行合同，時間安排倉促。招標(biāo)公告的時間達不到法定最低時限要求，在廣大潛在投標(biāo)人不知道的情況下倉促進行，限定合同履行時間太短，外地投標(biāo)人根本無法響應(yīng)。
（2）招標(biāo)公告發(fā)布媒體范圍有限。有些招投標(biāo)項目僅在一些知名度不高的媒體上發(fā)表招標(biāo)公告，有些招標(biāo)項目不上網(wǎng)發(fā)布，導(dǎo)致一些潛在投標(biāo)人因不知道項目的存在無法參與投標(biāo)競爭。
（3）提前內(nèi)定中標(biāo)人，按照準(zhǔn)中標(biāo)人的資格條件設(shè)定準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)置不合理條件限排斥或限制其他潛在投標(biāo)人的參與。
（4）招標(biāo)方式的選擇不符合規(guī)定，評標(biāo)方法和評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)模糊不清。打著公開招標(biāo)的名義行邀請招標(biāo)或競爭性談判之實。招標(biāo)文件中沒有明確的評標(biāo)方法，或簡單的標(biāo)明“綜合評估法”，但評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和評價因素不明確。
（5）擬簽訂的合同的主要條款不完整。對于采用標(biāo)準(zhǔn)文本的招標(biāo)項目，其通用條款部分一般比較完整，但針對具體項目特點的專用條款卻存在規(guī)定不清，特別對于項目如何進行結(jié)算部分的條款沒有詳細規(guī)定，影響到該項目的合同履行和結(jié)算審計的開展。
（6）存在文字表述不恰當(dāng)、語言不流暢、邏輯混亂等現(xiàn)象，在行文中不正確使用專業(yè)術(shù)語，意思表達不清晰。
三、招標(biāo)文件編制過程存在的問題產(chǎn)生的原因
對于以上存在的問題產(chǎn)生的原因是多方面的，主要有以下幾個方面。
（1)招標(biāo)編制單位法律意識淡薄，未嚴格按照招投標(biāo)法的有關(guān)規(guī)定嚴格編制招標(biāo)文件。
（2)招標(biāo)編制單位工作計劃性不強，一旦上級安排項目，為使項目盡快上馬，匆匆組織項目招標(biāo)，忽略了項目招標(biāo)過程固有的規(guī)律。
（3)為達到非法目的，設(shè)定目標(biāo)中標(biāo)人，設(shè)置阻礙其他潛在投標(biāo)人參與投標(biāo)的資格條件和標(biāo)準(zhǔn)。
（4)對招標(biāo)的項目缺乏了解，市場考察不足，在招標(biāo)過程中為以后項目的變更埋下伏筆。
（5）在招標(biāo)文件編制過程中與相關(guān)各方的溝通了解不夠，信息不暢。
（6）招標(biāo)文件編制人員文字水平不高，對文字的駕馭能力尤其是專業(yè)術(shù)語的使用能力不高，導(dǎo)致招標(biāo)文件存在的一些文字錯誤和語言邏輯問題。
四、解決招標(biāo)文件編制過程中存在問題的對策建議
（1）切實加強招標(biāo)編制隊伍建設(shè)，提高人員素質(zhì)
人才是一個組織能達到目標(biāo)的關(guān)鍵因素。招標(biāo)文件編制存在問題的關(guān)鍵在招標(biāo)工作人員，各招標(biāo)編制單位應(yīng)切實重視人才培養(yǎng)，將勝任招標(biāo)文件編制的人員調(diào)整到招標(biāo)文件編制崗位；加大崗位培訓(xùn)力度，聘請有關(guān)專家學(xué)者進行定期培訓(xùn)，提高招標(biāo)工作人員的招標(biāo)文件編制能力。在單位內(nèi)部要形成一套行之有效的獎懲制度，對編制能力強的工作人員要大膽提拔使用，形成人人比學(xué)趕超的良好氛圍。
（2）建立項目招標(biāo)文件編制的溝通機制和復(fù)核制度
招標(biāo)文件編制單位要搭建溝通平臺，在項目文件編制初期，要與其他相關(guān)部門進行充分的溝通，充分了解項目的背景，內(nèi)容和演變規(guī)律。根據(jù)溝通結(jié)果不斷調(diào)整招標(biāo)文件，同時要建立復(fù)核審簽制度。招標(biāo)文件編制出來以后要經(jīng)過復(fù)核組的復(fù)核，盡可能讓招標(biāo)文件能夠準(zhǔn)確全面的反映項目的實際。
（3）建立特殊項目分析論證和市場調(diào)查制度，
對于一些特殊項目可以在招標(biāo)前先進性專家論證，由于行業(yè)內(nèi)專家了解行業(yè)的特點，潛在投標(biāo)人的技術(shù)水平，通過他們的參與可以使招標(biāo)文件在后續(xù)的招標(biāo)過程中具有可行性。在具體編制過程中可以進行市場考察，也可以通過網(wǎng)絡(luò)查詢、電話調(diào)查等手段充分掌握市場信息，使招標(biāo)文件能夠切實發(fā)揮尋找最佳投標(biāo)的作用。
（4）加大單位內(nèi)部監(jiān)督力度，切實防范審計風(fēng)險
招標(biāo)編制單位可建立相關(guān)內(nèi)審機構(gòu)，對招標(biāo)文件的初稿針進行內(nèi)部審計，通過合規(guī)性審計使招投標(biāo)活動符合法律法規(guī)的要求；通過完整性審計保證招標(biāo)文件內(nèi)容的完整和編制程序的完整；通過合理性審計使招標(biāo)文件能夠最大限度體現(xiàn)投標(biāo)人的合理意愿。內(nèi)部審計的作用是為了防止外部審計介入時發(fā)現(xiàn)重大問題的風(fēng)險，通過內(nèi)部審計將外部審計的風(fēng)險降至最低，最大限度降低損失的發(fā)生。（作者：張海濱 郎兆銀）
來源： 政府采購信息網(wǎng)
